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访客登记管理系统基本登记流程介绍

一、系统概述

乐脸通AIoT访客登记系统是基于思卡乐科技自主开发的访客及人车管理大型SaaS云平台,采用了B/S云架构,集成了访客预约登记、访客审核、人证比对、健康码核验、自动测温、访客记录、常驻人员管理、通行权限管理、人车出入口联动管理等多个功能,提供接口和钉钉、企业微信以及客户OA/HR系统对接,还可以通过中间件与第三方厂商设备对接集成。

二、访客登记管理

根据实际应用的场景,为访客来访提供访客预约登记、邀约访客、访客现场登记等几种登记方式,常见的访客来访流程如下:

2.1预约登记(客人申请来访)

访客在到访企业前,可在微信上提前预约登记拜访事由,具体流程如下:

1) 访客关注微信公众号后在访客登记页面,填写被访人员的手机号确认被访人信息(必填,根据手机号匹配被访者,因为手机号的填写可以避免企业其他员工的信息泄露),填写访客的来访使用、拜访时间、随行人员、上传人脸照片等信息,然后提交被访人审批,发出预约拜访请求;

2) 提交预约拜访申请后,公众号会将访客预约信息以微信形式推送给被访企业的被访人,经审核通过后,访客会在关注的微信预约端可查看通行二维码;

3) 访客到达现场,采用人脸识别或二维码直接在门禁上刷码/刷脸进入;

2.2邀请访问(企业邀请客人来访)

邀约访客访问主要是用于被访单位邀请访客来访,访客无需自己填写预约信息,具体流程如下:

1) 经绑定的企业在企业微信(OA)邀请访客页面,填写访客相关信息,访问期限,然后提交,发出邀请访问;

2) 提交邀请访问后,可将邀请信息发送到被邀请人的微信或短信上,访客点击信息链接,会自动生成二维码(或者到企业后由接待人员分发),访客到达现场,使用二维码直接刷码通行。

3) 二维码动态生成,可设置自动刷新的时间,也可在系统中设定访问有效期和通行次数。

2.3访客现场登记

访客无提前预约和被邀约,可在现场访客机或扫码登记进行登记,具体流程如下:

1) 访客到达现场,在企业的现场服务中心的访客机上进行登记,根据访客身份证自动识别登记访客信息,也可通过扫码登记,流程跟预约登记一致;

2) 访客信息登记后会推送到对应部门的被访人员,由被访人员进行审批确认;

3) 系统支持现场拍照获取访客人脸信息与身份证人脸信息进行人证比对,保存访问信息,访客刷身份证(二维码、人脸)通过闸机门禁;

三、访客登记管理功能

3.1访客预约登记字段自定义

单位管理后台可自定义设置访客预约登记、邀约字段等功能,根据需要选择访客预约要填写的内容。

3.2访客单审批流程自定义设置

企业可根据自己情况,在管理后台里灵活配置访客的审批流程。访客提交预约单后,系统会按设置好的流程自动流转到相关部门人员审批。

3.3通行权限管理

访客登记系统可联动门禁系统,在后台配置访客的通行权限,访客拜访审批后,相关的通行权限自动下发到联动的门禁设备上,访客来访只能通过有权限的门禁。支持管理员对系统内设备和人员的自定义管理,加强区域的安全管理。

3.4访客预约登记记录

可多维度筛选访客登记记录,查看访客来访状态,支持导出,便于管理。

乐脸通访客登记系统集合了人工智能、物联网、移动互联网和云服务等多重先进技术,高效对访客进行登记管理,实现“进门登记、出门注销、分级管理、数据记录、报表汇总”等功能,解决传统访客登记管理方式的诸多弊病,告别“纸条”登记时代,极大提高前台和门卫的工作效率,提升区域品牌形象和访客管理水平,支持私有化部署和SaaS云版本,满足不同客户的需求,更好的为客户提供多样化、品质化的访客登记产品。