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微信访客管理系统解决方案介绍

一、项目背景

本文以人流量大、比较典型的办公大楼为例,介绍一下微信访客系统解决方案,办公大楼随着企业单位的大量入住,每日到访的人数逐渐增加,加之目前大部分采用纯人工登记的方式,使得前台接待访客登记效率降低、排队等候时间长等问题,影响到物业服务和物业形象,迫切需要有更好的访客管理模式,用更先进的技术,更合理的流程,在不降低安全标准的情况下,提高效率,提升访客体验和物业形象。


二、现状分析

2.1现有接待来访者的流程

现行的接待程序和接待方式大多是:

1)使用传统的访客一体机注册方式。

2)实时到前台对访客进行人工登记。

流程如下:

①前台接待员询问来访者情况、来访事由、来访者姓名等填写来访者的登记信息。

②接待者通知被访人,确认访客来访无误,允许访问,有时需要留押访客的身份证。

③前台接待员填写来访者信息,为来访者打印出来访者的来访者的访客单。

2.2对来访者问题的分析

在目前的访客来访登记的流程中,经过调查,我们发现市面上的访客系统大部分都存在以下问题:

1)前台不能知道来访者的具体来访事宜,被访客是谁,要逐个询问来访者,整个过程比较烦琐,低效且不礼貌。

2)接待处不能有效核实来访者的真实身份。

3)需要接待员为来访者逐个手动打开门禁,增加了接待员的工作量。

4)在一定时间内有多少来访者,需要人工翻阅记录单,人工统计,工作量大、效率低。

5)安装了传统访客一体机的用户无法多点登录,无法远程登录,无法根据权限自动查询访问记录。

三、微信访客系统建设目标

构建一套利用内部人员刷脸进出、增加来访者微信预约模式,使用二维码和身份证进出的访客管理系统。与此同时,系统将采用部署在我公司云服务器或物业方租用服务器的方式,与物业微信公众号进行对接,具体建设目标如下:

1)实现来访者人员经授权扫描二维码或刷卡出入。

2)实现业主授权、访客信息、人员进出数据全程记录,责任到人。

3)减少物业管理的工作量,并不降低现行管理人员安全标准。

4)访问者流程设计简单而实用,使接待确认流程的效率提高了80%以上。

四、需求分析

基于当前要求进行如下分析:

1.建立一套全网络信息工具“微信访客门禁管理系统”,解决访客来访等问题。

减少外地访客前台登记确认及楼层接待员等待时间,同时确保安保要求,实现方便快捷.闭环的全业务系统需求。

2.通过微信访客管理系统对来访者进行全程监控,使管理人员随时了解现场情况,及时处理突发事件,并将所有数据存入系统进行复核。

3.智能微信访客门禁管理系统,可实现多种效益价值,增加物业方公众号的活跃度,同时给用户更丰富友好的体验,从而更好地实现物业对外的智慧化形象。

五、微信访客管理系统解决方案

5.1内部员工微信业务绑定

由办公楼物业管理公司根据入驻公司信息表导入信息后,将帐号分配给各业主公司,各公司根据物业分配的管理帐号自行管理员工。

5.2访客管理系统的管理流程

在此基础上,根据实际应用的几个场景,设计出本项目的访客系统管理流程:

5.2.1邀请访客(业主邀请客人来访)

如果是业主单位的客人或VIP等,通过业主单位向客人发出邀请拜访,尽显对客人的尊重,具体操作流程如下:

1)业主单位经绑定后在微信邀请页面,填写访客相关信息,访问时间,然后提交,页面生成支持信息发送,支持短信、微信转发等方式发出邀请;

2)访客收到短信或微信邀约,访客点击短链接,会自动生成二维码,二维码只能在有效时间段内使用。

3)访客到达现场,用二维码直接刷卡通过闸机。

4)二维码可以设置系统的访问有效期或次数。

5)物业可以在系统中查询到某段时间内所有访客信息,以及由谁发出邀请,对个人负责;

5.2.2预约登记访问(访客申请)

访客拜访前,可提前登记拜访事项,具体操作过程如下:

1)访客通过微信公众号进行注册,在微信访客登记页面上填写所个人的信息,填写被访人手机号手机号(必填,根据手机号匹配被访者)等相关信息提交,发出预约拜访请求;

2)在提出预约访问申请后,公众号将访客信息以微信的形式发送给业主,审核通过后,系统在访客微信上推送生成的二维码。

3)访客到达现场,用二维码直接刷码通过门禁。

4)物业可以查询某段时间内的访客信息,以及由谁审核进入,对个人负责。(二维码自动识别)

5.2.3现场来访登记(没有预约,带身份证)

访客是现场登记(没有预约)参观活动之前,具体的操作流程如下:

1)来访者到达现场,接待员与业主单位进行电话沟通,确认允许来访;

2)被访人同意来访后,访客出示身份证,接待员在访客机上刷卡,登记来访者身份。

3)访客机支持拍照与身份证进行人证比对,确认通过可打印访客单,访客可刷二维码通过门禁,进入大楼;

4)物业可以在系统中查询某段时间内的访客信息,业主单位的来访信息,以及审核的访问情况,将责任落实到个人。

5.2.4现场登记场景(没有预约、没有身份证或外国人)

如来访者没有带身份证或外国人来访问,办理程序如下:

1)前台接待员通过电话与业主单位联系核实,是否允许来访;

2)业主单位同意参观后,前台手工输入来访者信息,系统会给来访者拍照、打印带有二维码的访客单,或者将带有二维码的手机号码发送一条带有二维码链接的短信,客人点击生成二维码即可进入;

5.2.5批量访问方案

如果业主单位组织了大型会议,或者在某段时间内有大量客人来访,由于人数众多,可以由会议组织者事先整理好来访者的资料,导入系统,具体流程如下:

1)业主单位会议组织者可事先在系统中发起邀请,设定参观期限,生成二维码或短信邀请码。企业单位给来访者发送二维码或短信邀请码;如果有业主单位备有参会卡、邀请卡等,也可将二维码打印在上面。

2)访客到达现场,用二维码直接在门禁上刷码通行。参观者进入后,本系统可将此作为会议签到的依据提供给会议组织者;

3)物业可以在系统中查询某段时间内的访客情况,单位来访情况,以及由谁发出的邀请,对个人负责。

5.2.6访问者黑名单

外来人员中可能有产品推销、广告、贷款、甚至骚扰等人员,系统可以设置将这些人员列入黑名单,不能再预约等,减少一些对业主不必要的干扰。

5.2.7联动查询进出记录

微信访客系统支持大量的访客及通行数据存储,便于数据报表查询,同时还可以联动门禁设备,形成一整套的安全防范系统。规范化、标准化、专业化对访客进行来访登记、微信预约+自助通行+智能访问使服务水平大大提高,提升单位形象。大大缩短了来访者的登记时间,同时管理人员随时了解来访者的进出状况,轻松实现数字化精确管理。

5.2.8滞留提醒

可以记录大楼内访客的实时人员数量,今天到访的访客数量、离开人员数量及离开时间、滞留人员数量及位置等,并能迅速查询同行人数。对于超时停留人员进行核查,确保区域内的人员管理安全。

微信访客系统可以解决访客到访需要现场登记繁琐、核验身份难、访客到访数据难以查询等问题,为写字楼、小区、工业园区、学校、企事业单位等提供更好的访客拜访体验,同时加强区域内的人员进出管理,确保区域内的人员及财产安全,提升了管理效率和企业形象。